5分で分かるRPA!「何となく」から「分かる」へあなたの頭を転換

5分で分かるRPA!「何となく」から「分かる」へあなたの頭を転換

「RPAってよく聞くけど何なの?」

「RPAってどんなのだったっけ?」

「RPA、何となく知ってるよ?」

という方は多いのではないでしょうか?

RPAの導入は様々な企業で導入が進んでおり、あなたの会社でも使われていたりするのではないでしょうか。

ただ、RPAについて何となくしか分かっていなかったり、または、何でも出来るツールだと勘違いしてしまっている方も多いのが実情です。

今回は、そんなRPAを5分で理解できる記事をご用意しました。

これで、あなたの理解が深まる一歩になるかと思います。

うーん、私も何となく知ってるぐらいですね。
それでは一緒に、RPAについて理解していきましょう。




1.RPAって何

RPA(アール・ピー・エー)とは、Robotic Process Automation(ロボティック・プロセス・オートメーション)の略称です。

2016年あたりから、日本でも使われ始めました。

簡単に言うと、ホワイトワーカーがPCで行う事務作業を、代わりに自動で作業してくれるロボットです。

ロボットと言っても、pepperのような物体ではなく、ソフトウェアロボットになります。

ロボットなので、24時間365日働いてくれて、且つ、人間と違って残業代も払わなくて良いですし、機嫌を取る必要もありません。

人間の手で繰り返し行う定型的な作業を自動化出来るため、仮想知的労働者(デジタルレイバー/digital labor)と呼ばれることもあります。

人間よりも高速で、且つ、高精度で作業をしてくれるため、新たな労働力として期待されています。

現在、数多くの企業で注目を集めており、生産性の向上や、効率化の推進のために導入したい企業は多いです。

しかし、各企業毎に業務プロセスが特殊であったり、自社の場合、一部の業務にしかRPAを適用できなかった、等ということも少なくありません。

そもそも、何がRPA化出来て、何が出来ないのか、業務整理をすることが大切なプロセスでもあります。

2.RPAは万能ツールではない!

そんなRPAについて、何となくこんなもんだろう、と理解しているつもりの方が多いように感じます。

実際にクライアントと話していても、何でも自動化が出来ると思っていたり、組み込んだら全部が全部RPAで操作が出来るようになるものと思っていたりと、そのような方が多いと感じています。

しかし、RPAは万能ではないのです。

RPAに高い期待を寄せすぎていて、理想と全然違ったなんてガックリくる企業も多いのではないでしょうか。

適切にRPAのことを理解して、出来る出来ないを知っておくと、過度に期待をせずに、的確な判断を下せるようになります。

 

また、RPAを導入さえすれば業務効率化が見込める、というイメージを持っていると、失敗してしまう可能性があります。

業務プロセスを可視化しないまま導入したことにより効果が見込めなかったり、業務体制の構築がなされないまま進めてしまい運用がなされない、といった自体が発生してしまっているのも実状です。

3.RPAで出来ること出来ないこと

では、RPAで出来ること出来ないことを知って、理解を深めていきましょう。

各企業のオフィスでは、様々な事務作業が行われていますが、定型のメールに添付されたデータを、特定の顧客管理システムに登録したり、社外WEBサイトからの特定の情報収集したりという作業があります。

そのような業務にRPAは適しています。

RPAで出来ること

RPAで出来ることは、定型的で繰り返し行う業務です。

ポイントは、次の3点です。

・ルール化が可能な業務
・繰り返し行われる業務
・PCで完結する業務

手順が決まっていて、ルール化出来る単純な定型業務であれば、比較的容易にRPA化出来ます。

請求書や経費、発注・納品の処理といった単純業務であれば、難しくないことがほとんどです。

電話やメール対応のサポートも可能で、定型的なメール内容であれば、事前に設定した文章を送付することであったり、受電対応で、着信番号をデータベースで参照し、顧客情報をオペレーターに提示する、といったことも可能です。

また、WEB上のデータ収集も得意としており、とある競合企業のオフィシャルサイトにアクセスして、必要情報を自動収集することも可能です。

しかし、状況に応じた判断(人間の判断)が必要なプロセスがある業務は、RPAに適していません。

RPAで出来る業務例を紹介します。

・自社(製品等)の口コミの自動収集
・競合他社(製品等)の情報収集・分析(スクレイピング
・保存・蓄積データの重複や誤記等の検索・修正(データクレンジング
・交通費等の経費精算の効率化
・売掛管理等の効率化
・電子データの移行・登録
・定型レポートの作成
・メールの送受信、添付ファイルのフォルダ格納
・WEBサイトからの顧客情報のリストアップ
・受電オペレーターのサポート
・システム管理・メンテナンスのサポート
・勤怠管理システムからの情報(残業者等)抽出
・PC初期設定や指定アプリダウンロードの自動化

RPAで出来ないこと

RPAは、業務フローの変更が多いものや、セキュリティが必要な業務等には向いていません。

ポイントは、次の点です。

自分で考え、判断を必要とする業務
・ルールが曖昧で、頻繁に業務プロセスが変わる業務

RPAは「自分で考える」ことが出来ないため、PDCAサイクル(Plan:計画、Do :実行、Check:検証、Action:改善)で言う、「Do :実行」しか出来ません。

つまり、「PCA」は人間によって行う必要があります。

予め命令された業務しかこなすことが出来ないため、例外処理や何かアクシデントが発生した場合、作業が止まってしまいます。

複雑な作業をこなすには、タスクを分解し、それぞれの命令を与える必要があります。

4.RPAとAIの違い

RPAはAIのように、自分で学習することが出来ません。

そのため、RPAは最初に人が手順を命令するプロセスが必要になります。

人間の判断が必要な非定型の業務は、RPAでは不可能です。

一方でAIは、人工知能の名の通り、人間の頭脳のように判断することが得意です。

しかし、ものは違えど、RPAとAIを組み合わせることで、現在の働き方を一気に変えることが期待出来ます。

また、似たものとして、スマートファクトリーとRPAが同等のものと捉えている方もいらっしゃるかも知れません。

違いとしては、スマートファクトリーは製造業の作業を数値化して効率化しますが、RPAはデータ入力等の定型的な事務作業を自動化する点です。

5.まとめ

RPAは、あらゆる企業(特に金融業界や人事・採用に関わる部署)、役所や公的機関等、事務処理や書類作成といった人間の手作業に頼る、単純でも手間が膨大にかかる業務が多い業種・職種での仕事の生産性を大幅に向上させることが出来ます。

また、RPAは「人との協働作業」によって真価を発揮しますので、全てをRPAに任せっきりにするものでもありません。

高齢化社会に向かっていく日本にとって、業務の生産性向上は切迫した課題でもあります。

特に低金利での収益確保が難しくなっている銀行では、膨大な事務処理業務に関わる人員を削減する必要性にも追われたりしており、業務負担を短期的に劇的に削減出来るRPAは、今後も注目が続くでしょう。


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